Businessman holding icon of social network

Как минимизировать дублирование информационных потоков из различных каналов коммуникаций.

Когда речь идет о преимуществах корпоративных социальных сетей, часто говорится про облегчение и ускорение группового общения, про экономию времени пользователей на поиск решения по тому или иному вопросу. Кроме того, пользователь получает персонализированную и релевантную информацию, а также возможность найти уникальную информацию, которую не мог найти раньше. В итоге эти выгоды приводят к экономии времени пользователя, но в полной мере  проявляются лишь тогда, когда все сотрудники организации используют один инструмент коммуникаций.

Реальная жизнь гораздо более разнообразна и, как правило, в компаниях используются несколько каналов коммуникаций. И существуют сложности переходного периода, которые пользователи начинают ощущать в самом начале использования социальных коммуникаций, которые приводят не к экономии времени, а его потере. Особенно остро это ощущается при работе пользователя сразу в нескольких системах коммуникации.

Что получается? Вы используете электронную почту, корпоративную социальную сеть, публичные социальные сети, различные бизнес-приложения вашей организации, и, находясь в режиме многозадачности, можете забывать о тех делах, что вам нужно сделать. До сих пор информационным агрегатором являлась электронная почта, в которую все остальные информационные системы направляли уведомления о различных событиях. Например, система документооборота направляет уведомление о поступившей задаче, на нее приходят дайджесты событий в вашей корпоративной социальной сети, туда же сыплются различные упоминания и мероприятия. Причем, чтобы отметить событие как прочитанное, вам надо будет сделать это в двух местах – в папке «входящие» в вашей почтовой программе и в папке «входящие» социальной сети вашей организации. Мало того, что это приводит к лишним кликам и потере времени, возникает еще эффект информационной перегрузки и расфокусировки, поскольку вы обращаете ваше внимание на все эти воздействия.

В реальной деятельности руководители организаций уже давно нашли элегантное и красивое решение проблемы больших разнородных информационных потоков. Имя ему – секретарь, он же ассистент, он же персональный помощник. Но что делать, если возможности иметь личного секретаря у вас нет? Производители платформ для социальных коммуникаций тоже задумались над этим вопросом. И вот как некоторые из них видят решение проблемы:

  • Microsoft реализует концепцию Объединенных Групп в рамках Office 365. В этой концепции для групповой работы создается одна Объединенная Группа, которой приписывается общий календарь, почтовая группа рассылки, группа в корпоративной социальной сети, хранилище документов группы, чат группа. И члену команды уже не важно в каком инструменте он работает, он просто видит различные представления групповой работы. Таким образом, различные аспекты внутрикорпоративных коммуникаций объединяются в рамках платформы Microsoft (подробнее смотрите здесь).
  • Похожий подход использует и IBM, который разрабатывает продукт Verse. Летом ожидается первый релиз, который на уровне клиента объединяет почтовую платформу IBM Lotus и платформу социальных коммуникаций IBM Connections. Новый клиент добавляет элементы персонализации и встроенной аналитики, привычные для пользователей корпоративных социальных сетей, и таким образом «сдруживает» два внутрикорпоративных мира.
  • Jive выпустил приложение Jive for Outlook, в котором почтовый ящик Jive выглядит как один из почтовых ящиков почтовой программы. Но пока только для Outlook и только для Windows.
  • Большинство производителей корпоративных социальных сетей через открытые протоколы позволяют интегрироваться с другими бизнес-системами. Таким образом создается так называемый «социальный слой», который в рамках организации объединяет социальные коммуникации (людей с людьми) и коммуникации людей с бизнес-приложениями. Тема интересная и перспективная, но требует серьезной проработки в каждом конкретном случае.

А что делать пользователям сейчас, пока перспективные концепты находятся в разработке? Что делать тем, кто не перевел все свои информационные ресурсы на платформу одного производителя? Вот как я решил этот вопрос для себя.

Мне по долгу службы надо работать с инструментарием различных корпоративных социальных сетей, чтобы на личном опыте сравнивать их возможности, отслеживать новый функционал и решать другие задачи. Также мне надо публиковать эту и другие статьи в Facebook, LinkedIn и других публичных социальных сетях, и потом вести дискуссии с Вами на заданную тему. Кроме этого, я веду переписку с друзьями в чат сервисах и просто по СМС и, конечно же, продолжаю использовать электронную почту.

Все эти инструменты (какое совпадение!) имеют мобильные приложения. Поэтому я отключил всяческие уведомления на электронную почту и слежу за уведомлениями только через оригинальные приложения. Я оставил только еженедельные дайджесты из нескольких сетей, это помогает мне отслеживать нужные мне новости. И все эти приложения я вынес на одну страницу своего мобильного телефона. Я называю ее «точка сборки». Вот как это выглядит.

tochkasbora_pic1

Что хорошего дает такой подход? Во-первых, я убираю дублирование информационных потоков и начинаю экономить, а не растрачивать время. Во-вторых, моя точка сборки находится не на ПК, который я не могу держать всегда с собой, а мобильном устройстве и доступна мне в дороге. В-третьих, я легко могу интегрировать в мою точку сборки любую другую ИТ систему, лишь бы она имела мобильное приложение.

Какие недостатки решения? Во-первых, нет единого поиска, иногда это весьма неудобно. Во-вторых, не всегда получается отвечать с мобильного, поскольку некоторые ответы требуют подробного изложения, поэтому приходится откладывать задачу и закрывать ее с помощью ПК.

Возможно, Вы нашли какие-то альтернативные решения и готовы ими поделиться? Напишите нам об этом!

Добавить комментарий

Заполните поля или щелкните по значку, чтобы оставить свой комментарий:

Логотип WordPress.com

Для комментария используется ваша учётная запись WordPress.com. Выход / Изменить )

Фотография Twitter

Для комментария используется ваша учётная запись Twitter. Выход / Изменить )

Фотография Facebook

Для комментария используется ваша учётная запись Facebook. Выход / Изменить )

Google+ photo

Для комментария используется ваша учётная запись Google+. Выход / Изменить )

Connecting to %s