Как руководителю проекта использовать корпоративную социальную сеть для управления своими проектами? Чем ближе завершение проекта, тем большей становится роль корпоративной социальной сети. 

Современные организации одновременно ведут большое количество проектов. Но лишь немногие из них могут с уверенностью сказать, что их проекты были успешными и они получили реальную пользу от модернизации. Дело в том, что успех модернизации приходит лишь тогда, когда пользователи новой системы стали ее применять и брать на вооружение новые методы работы. Если проект не поддерживается пользователями, то вероятность его реализации значительно снижается. Это означает, что и на начальной стадии, и после формального закрытия проекта, необходимо вести работу по его популяризации, налаживать обратную связь и вовлекать все новых пользователей.

Развитие проекта проходит в несколько стадий:

  1. На старте в проект обычно вовлечено небольшое количество участников, которые функционально полностью заняты проектом и тесно объединены в единую команду.

  2. По мере развития проекта увеличивается количество вовлеченных в него людей, которые не обязаны быть частью проекта, но от которых зависит его успех. Их необходимо информировать о предстоящих переменах, с ними надо договариваться, их надо привлекать на свою сторону.

  3. По мере приближения завершения проекта изменения касаются уже всех членов организации, которые должны использовать его результаты в своей работе.

Что делать уважающему себя руководителю проекта, если он хочет использовать корпоративную социальную сеть в своей работе?

  1. Вначале стоит завести группу, в которой можно вести регулярную деятельность по проекту – прилагать нужные документы, подключить внешних контрагентов, вести обсуждения и т.п. При таком подходе легко расширять рабочую группу, новому участнику можно просто предоставить доступ к группе, где он сможет ознакомиться с предысторией и всеми остальными участниками проектной группы. Группа может быть закрытой ввиду секретности проекта, но, если есть такая возможность, делайте сразу открытой.

    Например, в Jive можно создать группу и в ней область для ведения проекта. В проектной области можно кроме всего прочего ставить задачи и отслеживать их выполнение. При создании группы или проекта можно указать шаблон, например, если вы внедряете какую-либо ИТ систему, укажите шаблон «ИТ-> Внедрение и поддержка технологии». Применение шаблона скорректирует стартовую страницу группы и выведет наиболее релевантные виджеты.

  2. С точки зрения обычного пользователя будущей системы использование отдельной группы для отдельного проекта не так уж и удобно. Что если компания большая и проектов в ней ведется много? В этом случае вряд ли обычный сотрудник будет заинтересован копаться во всех группах. Вот что придумали для этого в одной из компаний: «В Telefonica одновременно ведется более сотни проектов, так что стало сложно поддерживать актуальный список всех проектов. Поэтому в Yammer мы завели по одному обсуждению на каждый проект, чтобы делиться новостями и результатами. Теперь каждый сотрудник в компании может представлять карту проектов и их статусов.»

    Заметьте – не группу для ведения проекта, а просто ветку обсуждений. В этой ветке руководитель проекта анонсирует основные знаковые этапы проекта. Таким образом, в социальной сети организации или на корпоративном портале логично создать общую группу под названием «Проекты нашей компании», в которой собирать анонсы всех проектов.

  3. По мере того, как результатами проекта начинают пользоваться все большее количество людей – группу в соцсети надо выводить на новый уровень. Если раньше, по каким-либо причинам, это могла быть закрытая группа, теперь ее надо открывать. И добавлять в нее обучающие материалы, основные пользовательские документы и ответы на часто задаваемые вопросы.

  4. После того как проект сдан в эксплуатацию, но его реализация продолжается, ранее созданная группа не удаляется, а передается руководителем проекта в ведение службы технической поддержки системы. Например, в Jive в момент передачи можно сменить шаблон группы на «ИТ-> Совместная работа со службой IT-поддержки»

    В группе можно решать вопросы технической поддержки, делать сбор заявок на дальнейшую модернизацию системы, проводить опросы пользователей, выкладывать обучающие материалы, дать возможность пользователям помогать друг другу в решении вопросов.

Хороший пример использования групп можно показать при внедрении самой корпоративной социальной сети, создав группу управления этим проектом. В тот момент, когда сеть заработает, уже можно размещать ресурсы для пользователей сети, выкладывать инструкции, обучающие видео-ролики. Как говорится — lead by example!

Владимир Иваница

Добавить комментарий

Заполните поля или щелкните по значку, чтобы оставить свой комментарий:

Логотип WordPress.com

Для комментария используется ваша учётная запись WordPress.com. Выход / Изменить )

Фотография Twitter

Для комментария используется ваша учётная запись Twitter. Выход / Изменить )

Фотография Facebook

Для комментария используется ваша учётная запись Facebook. Выход / Изменить )

Google+ photo

Для комментария используется ваша учётная запись Google+. Выход / Изменить )

Connecting to %s