Перевод статьи Tej Redkar «How to Build a Blueprint for Your Corporate Memory».


Занимательный факт: в наши дни среднестатистическая компания использует более 300 приложений для того, чтобы предприятие могло полноценно осуществлять свою деятельность. Сотрудники переключаются между этими приложениями каждые 2-3 минуты, и согласно данным McKinsey, тратят почти 50% своего рабочего времени лишь на поиск информации и управление коммуникациями.

Современные технологии предоставляют нам гораздо больше возможностей для общения и взаимодействия, чем когда бы то ни было. Однако их использование может оказаться достаточно затратным, если предприятие заранее не продумает чёткий алгоритм действий, который предназначен для фиксирования и визуализации всего цифрового рабочего места. Какую же цену платят организации, не разработавшие подобную стратегию? Ответ прост: ухудшение «корпоративной памяти».

Описанную ситуацию можно охарактеризовать как замкнутый круг: фирмам необходимы технологии, чтобы выполнять свою работу, но эти же технологии, в свою очередь, мешают им действовать продуктивно. Возникает логичный вопрос: как предприятие может замедлить распространение приложений в рамках цифрового рабочего места, будучи уверенным в том, что жизненно важные приложения останутся нетронутыми? Ответ на этот вопрос начинается с изучения технологии, которая лежит в основе цифрового рабочего места компании, через призму корпоративной памяти.

В действии этот подход выглядит следующим образом:

1. Разбейте контент на категории

Первым шагом к стандартизации корпоративной памяти и оптимизации цифрового рабочего места является структурирование корпоративных знаний. Весь корпоративный контент можно разделить на три группы:

  • Негласное знание – примерно 40% корпоративной памяти, которая находится в умах сотрудников. Без чётко выстроенной структуры эти знания нигде больше не появляются и исчезают, когда сотрудник уходит из компании
  • Преходящее знание – 10% корпоративной информации, которая постоянно перемещается в пределах организации. Это все сообщения, разговоры и контент, который содержится в корпоративном чате, на телефонах сотрудников или в комментариях к документам с совместным доступом. Некоторые из наиболее эффективных корпоративных решений принимаются именно здесь, но никогда не фиксируются
  • Постоянное знание – оставшаяся половина всей корпоративной памяти. В эту категорию входят системы вовлечения сотрудников и клиентов (корпоративный интранет, приложения для управления персоналом и CRM), а также все документы, электронные таблицы, презентации и электронные письма, которые ежедневно создаёт персонал. Постоянное знание обладает наибольшей вероятностью повлиять на организацию и сопоставление информации среди всех корпоративных инструментов, поскольку большая часть этого знания остаётся в почтовых ящиках сотрудников и доступных системах документооборота

Описанная процедура категоризации не должна осуществляться вручную. Учитывая объём данных, создаваемых на цифровом предприятии, крайне важно разделять контент автоматически, не ожидая, что сотрудники сделают это самостоятельно. Это означает, что компании нужна специализированная аналитическая система, которая выявляет различные виды контента в режиме реального времени, извлекает из него соответствующий контекст посредством моделирования и создаёт диаграммы корпоративного знания с возможностью поиска необходимой информации посредством создания релевантных запросов.

2. Создайте каналы перемещения данных

Для того чтобы добиться описанного результата, необходимо объединить различные источники информации друг с другом, создав тем самым непрерывный канал перемещения данных. Такой канал должен включать в себя следующие элементы:

  • Система извлечения информации, которая выявляет структурированную и неструктурированную информацию из разных источников корпоративного контента (документы, текст, изображения, видео и т.д.);
  • Система контент-аналитики, которая выполняет алгоритмы статистического и машинного обучения для того, чтобы согласовать взаимодействие людей с предоставляемым контентом;
  • Источник наполнения контента, который в режиме реального времени наполняет корпоративный контент метаданными из таких источников информации, как системы управления персоналом, сеть знаний и список используемых доменов;
  • Система жизненного цикла контента, которая непрерывно преобразовывает контент и устанавливает приоритеты на основе потребностей компании.

3. Постройте диаграмму корпоративных знаний

Как только источники данных в организации будут объединены, а контент – наполнен соответствующими метаданными, создайте единый центр для хранения всей этой информации. Это должен быть не стандартный репозиторий документов, а сеть взаимосвязанных элементов, которая включает в себя людей, контент и – самое главное – взаимодействия между ними. Эта основополагающая структура должна поддерживать все корпоративные отношения типа человек-человек, контент-контент и человек-контент.

4. Добавьте контекст

Следующий важный шаг в преодолении проблемы потери корпоративной памяти состоит во внесении контекста с целью быстрого и эффективного извлечения необходимой информации. Решение данной задачи стоит начать с семантического поиска.

Семантический поиск понимает смысл вашего запроса, а не просто сопоставляет ключевые слова с проиндексированным контентом. Например, поиск по запросу «Tesla» должен выдавать абсолютно разные результаты, когда вы ищете автомобиль для покупки и когда находитесь в электронной библиотеке в поисках соответствующих патентов. Эти разграничения являются ключевым аспектом создания мощной и стандартизированной корпоративной памяти.

5. Будьте на шаг впереди

Чтобы создать действительно успешное цифровое рабочее место, «мозг» корпоративной памяти должен развиваться от описательного к прогностическому и в конечном итоге – предписывающему. Это означает, что сотрудники могут не только самостоятельно искать и находить данные, но и видеть контекстуальные рекомендации, когда это необходимо. Истинная ценность поиска раскрывается тогда, когда вам не нужно ничего искать: искусственный интеллект сам будет знать, что и когда вам нужно, и доставит эту информацию соответствующим образом.

Цифровое рабочее место – это нечто гораздо большее, чем просто набор приложений, предоставляющий сотрудникам возможность удалённой работы. Оно может быть как проклятием, так и благословением корпоративной культуры и памяти. Именно поэтому план по созданию успешного цифрового рабочего места должен делать акцент не на том, какие инструменты нужны для решения отдельных случаев использования системы, а на том, как наиболее эффективно связать эти прецеденты со стоящими за ними сотрудниками.

Добавить комментарий