Перевод статьи Katherine Evans «A Strategy for Intranet Success, From Day One to Day 1,000».


Современный интранет существенно отличается от своих предшественников, представляя собой одновременно портал знаний и платформу для взаимодействия. Однако интранет не становится мощным инструментом развития бизнеса в одночасье.

Так всё-таки что необходимо для запуска и внедрения интранета, способного превзойти даже самые смелые ожидания? Ниже представлены некоторые стратегические соображения, которые можно задействовать на каждом этапе жизненного цикла вашего интранета.

День 0: Относитесь к вашему интранету как к любому другому важному IT-проекту

Интранет-проекты часто терпят крах ещё до официального запуска из-за некачественного планирования. Полезной стратегией для создания алгоритма развития интранета является акцентирование внимания на конкретных примерах использования подобной площадки. Вот два наиболее распространённых (и успешных) направления такой стратегии:

  • Широкие, или «вирусные» кейсы, которые сообщают персоналу необходимый режим работы. Такие примеры целиком и полностью нацелены на предоставление полезной информации, предназначенной в первую очередь для потребления.
  • Глубокие, или «управляемые» кейсы, которые меняют режим работы. Такие примеры акцентируют внимание на конкретных процессах и сферах бизнеса и в большей степени связаны со сменой или дополнением рабочего процесса, нежели с предоставлением корпоративного знания.

Вместе эти два подхода обеспечивают высокую степень вовлечённости и привлекательности корпоративного интранета. Однако перед тем, как выбрать конкретный кейс запуска и внедрения подобной площадки, необходимо «прогнать» их по следующим критериям:

  1. Барьеры входа. Не будет ли пользователям всё равно и будут ли они принимать участие в развитии площадки?
  2. Потенциальная аудитория. Сколько людей будет привлечено в цифровое рабочее место?
  3. Спонсор. Есть ли у вас лидер, который будет вмешиваться в работу платформы, чтобы узнать результаты её деятельности и основные показатели эффективности?
  4. Цель. Можете ли вы чётко сформулировать, что это такое и почему это имеет значение в вашей компании?
  5. Политика. Уступают ли определённые кейсы другим в значимости по причинам, не связанным с их ценностью? (Примечание: если уступают, это нормально!)
  6. Управление сообществом. Есть ли у вас «адвокат», который готов потратить значительную долю своего времени на развитие вашего интранета?

Ответы на эти вопросы внесут ясность и определят приоритеты, которые помогут грамотно следовать заранее продуманному алгоритму действий по разработке корпоративного интранета. Однако этот алгоритм не должен представлять собой to-do лист с пунктами, которые должны быть выполнены в первый же день работы площадки.

Вместо чрезмерной концентрации внимания на запуске составленный план должен быть рассчитан на последующие 12 месяцев для достижения ключевых целей различных подразделений, связанных с внедряемым инструментом.

День 1: Не зацикливайтесь на запуске

Многие компании совершают грубую ошибку, посвящая всё своё время и энергию на запуск интранета и обрекая его тем самым на неизбежную стагнацию из-за отсутствия постоянной поддержки в дальнейшем.

День 1 – это лишь отправная точка. Безусловно, вам хочется, чтобы корпоративный интранет был настолько интересным, «свежим» и привлекательным, что сотрудники сами горели бы желанием его использовать. Однако самая тяжёлая работа наступает тогда, когда именно это они и начинают делать. Оставьте запас энергии на 3, 6, 9 и последующие месяцы, когда весь процесс взаимодействия будет нуждаться в обслуживании, управлении и измерении ключевых показателей эффективности.

Дни со 2 по 365: Сфокусируйтесь на управлении

Если вы хотите создать успешно функционирующий интранет, управление – то, без чего сложно будет обойтись. Чтобы эффективно поддерживать такую корпоративную площадку, ваш план должен включать в себя следующие элементы:

  • Управляющий комитет. В эту группу должны входить ключевые стейкхолдеры компании, включая её исполнительного директора. Эти люди должны организовывать регулярные встречи с целью отслеживания прогресса по основным бизнес-целям и принятия решений, способствующих росту предприятия в будущем.
  • Правила и условия. К качественному интранету должны прилагаться документы, в которых чётко указано, что сотрудники должны и не должны совершать при пользовании новым инструментом. (Обратите внимание, что рекомендации по использованию платформы важнее ограничений).
  • Установленные процессы. В обозначенных документах следует также отразить способы оказания поддержки, рассмотрения случаев ненадлежащего использования площадки, регулирования развития и другие вопросы.

Каждый день: Делайте акцент на результатах

Чтобы качественно отслеживать эффективность корпоративного интранета, регулярно пересматривайте задачи, определённые в процессе планирования. Такие задачи должны быть точными и измеримыми. Например:

  • Увеличить средний показатель удержания сотрудников с 18 до 24 месяцев в течение следующего года.
  • Повысить долю сотрудников, понимающих видение и направление развития компании, с 45% до 65%.
  • Улучшить эффективность, уменьшив нагрузку электронной почты сотрудников на 20%.
  • Сократить расходы на IT на 10% за счёт объединения инструментов и снижения совокупной стоимости владения.
  • Повысить генерирование идей персоналом на 25%.

Как и многие другие проекты, запуск и внедрение интранета могут легко увязнуть в мелочах. Должна ли кнопка быть красной или синей? Должны ли мы назвать сообщество «Digital Watercooler» или «The Digital Break Room»? Эти детали интересны, но важно всегда помнить о перспективе и о конечном результате всей этой работы – способности корпоративного интранета сохранять те разделы корпоративной памяти, которые позитивно влияют на бизнес в целом.

Добавить комментарий