Microsoft Teams в ретейле. Помогаем команде супервайзеров.

Реализовали интересный способ решения проблем работы супервайзеров и директоров магазинов в крупной ретейловой сети в ходе проекта по развитию Microsoft Teams. В результате сэкономили время работы супервайзеров по обработке данных, а также повысили прозрачность процессов и качество отчетов для директоров регионов. Читайте как.

Текущая ситуация

Есть региональный директор ретейловой сети, у него в подчинении порядка десяти супервайзеров, у каждого супервайзера до десяти магазинов формата «у дома». Для простоты директора региона и супервайзеров назовем управленцами. Существенные задачи на уровне регионов: контроль работы магазинов, выявление недочетов и оперативное исправление. Половину времени управленцы проводят, объезжая торговые точки. Во время обхода надо сделать осмотр площадки, зафиксировать замечания, а после передать задачи по исправлению вниз по иерархической линии.

Управленцам раздали корпоративные планшеты, которые используются для заполнения чек-листов по результатам проверок в магазинах. На планшете можно делать записи и фотографии. Поскольку планшет не телефон, то чтобы зафиксировать недочет надо две руки, планшет держать в одной, а набор делать другой. Не очень-то удобно.

По установившейся практике переписываются все через WhatsApp, то есть в планшете набил информацию для чек-листа, а потом в мобильном телефоне повторно необходимо набрать информацию в чат.

Еще надо отметить, что планшеты эти не имеют SIM карт, поэтому управленцы раздают Wi-Fi со своих собственных телефонов. Ну и часов через пять от такой комбинации у планшета и телефона садятся батарейки, и надо где-то сидеть подзаряжать.  

В конце дня уставшие от переноски планшета супервайзеры по WhatsApp передают отчетные данные по своим магазинам, директор их сводит в общую таблицу (вполне может быть, что они всё это делают в каком-нибудь Google Docs’е, но об этом никому знать нельзя из соображений безопасности).

Что изменили

В компании есть соглашение о лицензировании Microsoft. А значит есть доступ к облачным службам Microsoft 365 (Teams для чатов и звонков, OneDrive для файлового хранилища и т. д.).

Инициативная группа попросила у службы безопасности разрешить использование сервисов Microsoft для управленцев с мобильных устройств. Так удалось поставить мобильные приложения Teams для коммуникаций, Tasks для управления задачами, Excel для редактирования таблиц.

В Teams создали рабочую команду на директора и всех супервайзеров, где стали вести чаты и звонки. Для каждого супервайзера выделили отдельный канал для приватной коммуникации с директором. При обходе магазина директор открывает на смартфоне Microsoft Tasks, использует голосовой набор для ввода текста, указывает исполнителя, срок исполнения, потом добавляет в задачу фотографию. В результате ему видны все задачи и статус их выполнения. При этом вторая рука свободна для не менее важных задач.

Таблицу Excel для вечерних отчетов разместили в команде Teams и сделали отдельной закладкой. Теперь супервайзеры могут редактировать таблицу из Teams и в чате отчитаться о введенных данных. Директору остается только посмотреть, насколько успешным оказался сегодняшний торговый день.

Также дополнительно для разных ролей создали соответствующие тэги, чтобы можно было обратиться не к одному человеку, а сразу к группе людей. Например, @супервайзеры, @директорамагазинов и так далее.

Таким образом, появилась возможность портировать приложения с чек-листами в мобильные телефоны на Android и избавиться от проблем с неудобством ввода данных и разряжающимися планшетами.

Что получили

Проделали улучшение без дополнительной разработки софта, на базе стандартных функций имеющихся приложений.

Директор региона отмечает, что такой способ экономит до 30% времени на объезд территории.

Сбор данных по выполнению планов на уровне региона можно получить через 5 минут после закрытия магазинов.

Неожиданный бонус. С введением Teams появляется возможность разнести личные коммуникации и рабочие. И если вам прилетает пуш-уведомление из WhatsApp, вовсе не обязательно подпрыгивать и открывать его в ожидании запроса от начальника.

О чем еще надо подумать

Голосовой набор текста не всегда точен и требует дополнительных тренировок, но зато экономится время. К тому же в дальнейшем, введенный текст можно откорректировать в офисе.

Для тестирования нового инструмента служба безопасности согласовала использование облака, но для дальнейшего его распространения требуется дать дополнительные разрешения для остальных сотрудников.

Следует заметить, что остался коммуникационный разрыв между общением с директором региона, директором магазина и супервайзером, поскольку С директором региона супервайзер общается в Teams, а с директорами магазинов в WhatsApp. Надо помнить, что пересылка сообщений при этом несколько сложнее, чем форвардить сообщения в WhatsApp. Данная проблема может решиться путем подключения директоров магазинов в контур Teams.

Добавить комментарий

%d такие блоггеры, как: