На примере оцениваем в чем лежит выгода и экономия от внедрения цифрового рабочего места (расчеты внутри).
С практической точки зрения построение Цифрового Рабочего Места — это движение в двух направлениях: 1) увеличение уровня совместной работы и 2) увеличение уровня интеграции систем.
Для сотрудника организации это означает, что у него должен быть 1) быстрый доступ к коллегам и сообществам через различные средства коммуникации и 2) быстрый доступ к рабочим приложениям, процессам, сервисам, информации и так далее.
Поэтому в первом приближении при оценке эффекта от внедрения Цифрового Рабочего Места мы оцениваем выгоду по этим двум координатам, уровню интеграции и уровню совместной работы. Эффект интерференции здесь не оцениваем.
Кейс
Некая воображаемая организация имеет офис в Москве и два завода в региональных центрах. Всего около 1000 офисных сотрудников и 2000 мобильных сотрудников. Среднемесячный ФОТ офисного сотрудника составляет 100 000 рублей. Средняя текучесть офисных кадров составляет 15%.
Компания имеет ИТ инфраструктуру Microsoft (в собственном датацентре, а также сервисы Office 365 и Azure). Активно используется Exchange online и десктопные версии Word и Excel. Внедрена система документооборота, система корпоративного онлайн обучения. Существует старый интранет, созданный на базе SharePoint.
Вместо него строится Цифровое Рабочее Место Hoozin. Кроме социальных функций, сообществ и приложений, входящих в базовую функциональность, создана главная страница. На главную страницу интегрированы виджеты:
- Контакты Skype for Business. Виджет отображает избранные контакты и их статус присутствия.
- Почта Office 365 отображает последние почтовые сообщения.
- Календарь Office 365 Отображает помесячный личный календарь сотрудника и мероприятия на текущий день.
- Хранилище OneDrive. Отображает персональные рабочие файлы сотрудника.
- Каналы Teams. Навигация по каналам Teams и отображение контента в каналах.
- Корпоративные новости. Слайдер с корпоративными новостями.
- Аналитика PowerBI. Показатели департамента.
- Документы на согласовании. Отображает документы, находящиеся у сотрудника на согласовании. Если документ не согласован вовремя, он выделяется цветом.
- Онлайн тренинги. Отображает статус своих тренингов и цветом сигнализирует, если прохождение тренингов задерживается от планового календаря.
- Рабочие инструменты. Ссылки на коллекцию ресурсов организации.
Все виджеты интерактивные, отображают персонализированную информацию, через один-два клика ведут пользователя в соответствующее бизнес-приложение. Например, при нажатии на согласуемый документ, он открывается в соответствующем приложении документооборота. В итоге Цифровое Рабочее Место сотрудника выглядит следующим образом:
Совместная работа (Сообщества)
Здесь опираемся на исследование Forrester.
Производительность высоко- и средне- вовлеченных сотрудников
Чтобы исключить субъективный анализ, консультанты из Forrester Research предложили способ, который опирается на показатели активности пользователей в корпоративной социальной сети. Они сочли что высоко-вовлеченные сотрудники пользуются системой хотя бы один раз в день, а средне-вовлеченные сотрудники использует систему не реже одного раза в неделю. Согласно консервативной оценке Forrester, высоко-вовлеченный сотрудник экономит благодаря системе 30 часов в год, а средне-вовлеченный сотрудник экономит 15 часов в год. Таким образом, измерив показатели активности пользователей в сети, можно сделать оценку увеличения продуктивности. Здесь для примера мы взяли адекватную на наш взгляд оценку в 10% высоко-вовлеченных и 20% средне-вовлеченных пользователей через год использования корпоративной социальной сети.
1000 сотрудников * 1 200 000 руб годового ФОТ сотрудника *
(10% высоко- вовлеченных * 30 часов экономии / 1970 рабочих часов в год +
20% средне- вовлеченных * 15 часов экономии / 1970 рабочих часов в год ) *
50% возврата сэкономленного времени = ~ 1824 000 руб.
Сокращение сроков адаптации новых сотрудников
Новые сотрудники быстрее выходят на требуемый уровень и организация тратит меньше на их обучение. Экономия на обучении составляет:
1000 сотрудников * 15% текучести * 1 200 000 руб годового ФОТ * 2,3% затрат на обучение к ФОТ (так считает Forrester) * 10% экономии = ~ 414 000 руб.
Сокращение затрат на проекты
Различные подразделения узнают об аналогичных инициативах других подразделений, объединяют свои усилия и снижают трудозатраты на реализацию параллельных проектов.
Благодаря открытым коммуникациям было обнаружено, что надо неким проектом (например, проектом цифровой трансформации) параллельно работали сотрудники в центральном офисе и на двух заводских площадках. Средние затраты на каждую команду составили 10 человек с полной загрузкой на одну неделю в течение года. Произошло объединение команд в одну с численностью 15 человек. Это приводит к экономии:
15 человек в команде * 40 рабочих часов загрузки на человека * 1 200 000 рублей годового ФОТ / 1970 рабочих часов в год = ~ 365 000 рублей в год.
Интеграция систем (Личный кабинет)
Экономия времени сотрудников
При переключении между различными умственными задачами для выхода на 100% вашему мозгу необходимо 15 минут. В случае, если приходится неоправданно часто переключаться между задачами, общая эффективность сотрудника оказывается ниже возможной. После внедрения ЦРМ сотрудники более принимают более качественные решения о том, какую задачу необходимо решать в первую очередь, поскольку они видят ключевую информацию из приложений на своей главной странице. Поэтому сотрудникам приходится переключаться с одной задачи на другую не так часто. Предполагаем, что экономия по времени составляет 5 минут в день для высоко- и средне- вовлеченных сотрудников.
1000 сотрудников * 30% вовлеченных сотрудников * 1 200 000 руб годового ФОТ на сотрудника * 5 минут / 8 часов = ~1 875 000 рублей в год.
Повышение уровня использования ПО Microsoft и других корпоративных приложений
За программное обеспечение Microsoft организация платит 18 000 рублей в год на одного офисного сотрудника. В среднем использование компонент Office 365 повысилось на 10% (в основном за счет OneDrive и Teams). Таким образом выгода составила:
1000 сотрудников * 18 000 рублей в год за ПО Microsoft * 10% увеличение уровня использования = ~ 1 800 000 рублей в год .
В дальнейшем организация планирует внедрить новую систему на базе 1С и для сокращения срока адаптации пользователей поставить его в левый верхний угол личного кабинета. Таким образом сотрудники быстрее узнают о новой внедренной системе и быстрее начнут ее использовать.
Сокращение сроков согласования документов
В обычной ситуации уведомления о необходимости согласовать документ приходят на электронную почту. Часто случалось так, что после нескольких (не читаемых) уведомлений от системы документооборота сотрудник получал звонок владельца документа и уже после этого согласовывал документ. После внедрения Цифрового Рабочего Места сотрудники стали ежедневно видеть перечень документов на согласовании и требуемые сроки согласования, даже не открывая систему документооборота. Поэтому они стали согласовывать документы в среднем на полтора дня быстрее. Таким образом, скорость реализации проектов выросла на 12 дней (в среднем 8 документов на один проект).
Своевременное обучение
Благодаря интеграции системы онлайн обучения в Цифровое Рабочее Место сотрудники стали видеть статус своих тренингов каждый раз, как открывают свою панель инструментов. Поэтому количество сотрудников, которые вовремя не прошли обучение сократилось с 20% до 10%. Таким образом организации стала быстрее проходить аудит контроля качества и аудит службы охраны труда и безопасности производства.
Итого
Итого выгода от внедрения составляет ~ 6 200 000 рублей в год благодаря повышению производительности сотрудников и эффективному использованию уже приобретенных активов. Плюс качественные улучшения работы организации, например, в области проектного управления и корпоративного обучения.
Увидев, что Цифровое Рабочее Место это хорошо, в дальнейшем организация хочет реализовать мобильную версию для полевых сотрудников, чтобы повысить их вовлечённость и сократить сроки обучения.